۲-۸- سیستم‌های اطلاعاتی

نگرش سیستمی‌به جهت جامعیت بالقوه ، به یکپارچگی و هماهنگی اطلاعات موجود در سازمان کشیده می‌شود و عالیترین نمود نگرش سیستمی‌ به سازمان‌ها ، به استقرار سیستم‌های اطلاعات مدیریت منجر می‌شود . این سیستم‌ها که گرد آوری و سازماندهی داده ها و تولید اطلاعات و انتقال آن را به مدیران به انجام می‌رسانند ،همچون ناظری مقتدر در تمامی‌سطوح سازمان‌ها حضور یافته و حیطه معرفتی مدیر را توسعه داده و بینش وی را برای اتخاذ تصمیمات صحیح مهیا می‌سازد ( طالقانی ، ۱۳۸۲ : ۲).

به علت گستردگی و پیچیدگی موجود در سیستم‌ها ، مدیران اطلاعات و متخصصان اطلاعاتی به سیستم‌های اطلاعاتی یعنی سیستمهایی که به کمک ابزار‌های رایانه ای و فن آوری اطلاعات به گرد آوری اطلاعات و پردازش سیستم‌های می‌پردازند روی آورده اند . البته سیستم‌های اطلاعاتی به آن نقطه نرسیده اند که بتوانند فکر کنند . برنامه ریزی کنند و به چگونگی تغییرات واکنش دهند . هنوز چندین اتاق برای افراد که این سیستم ها را اداره می‌کنند وجود دارد . باید توجه داشت که فقط یک اقلیت کوچکی از این افراد عملاً سیستم‌های رایانه ای یا سیستم‌های فن آوری اطلاعات را طراحی می‌کنند . تعداد زیادی از این افراد کاربر نهایی هستند مانند مدیران ، کارکنان اداری و دیگران که از رایانه در زمینه‌های شغلی خود استفاده می‌کنند.

انبوه اطلاعاتی که در پایگاه های داده شرکت‌ها ذخیره می‌شود اکثراً آنقدر زیاد هستند که برای مدیران ، بی معنی ( و غیر قبل استفاده ) می‌شوند . این آنارشی هرج و مرج در حجم انبوه اطلاعات نیاز به یک سیستم اطلاعاتی برای رده بندی و تقسیم بندی آن برای استفاده هر چه بیشتر از آن می‌باشد .

سیستم‌های اطلاعاتی ریشه در تصاویر غار ها دارند و اعضای یک قبیله با بهره گرفتن از این سیستم‌های بسیار اولیه داد و ستد‌های خود را انجام می‌دادند . وقتی میزان دادوستدها اندک و تعدادافرادی که بایکدیگر ارتباط برقرار می‌کنند انگشت شمارباشد میتوان کارهارابا استفاده از این سیستم‌ها انجام داد ، اما چنانچه میزان معاملات افزایش پیدا کند و افراد بیشتری نیز در این فعالیت‌ها در گیر شوند سیستم‌های مورد استفاده باید به مراتب پیشرفته تر باشد ( بهان ، ۱۳۷۷ : ۶).

باید توجه داشت که سیستم‌های اطلاعاتی با مدیریت اطلاعات تفاوت دارند ، به طوری که سیستم‌های اطلاعاتی در خدمت مدیریت اطلاعات تحت عنوان سیستم‌های اطلاعات مدیریت قرار گرفته و از آن استفاده می‌کند . سیستم‌های اطلاعاتی به معنی گرد آوری ، ذخیره ، پردازش ، پردازش اشاعه و استفاده از اطلاعات است این مسئله به نرم افزار و یا سخت افزار محدود نمی‌شود بلکه اهمیت انسان و ‌هدف‌هایش را در استفاده از فن آوری ، ارزش‌ها و معیار هایی که در این انتخاب به کار می‌رود . همچنین ارزیابی نهایی از اینکه این ابزار وسیله ی برای رسیدن به ‌هدف‌هایش بوده اند یا خیر را در بر می‌گیرد. در صورتی که هدف از مدیریت اطلاعات ارتقای کار آیی سازمان از طریق تقویت توانایی‌های آن برای بر آورد نیاز‌های درونی و برونی آن در یک وضعیت فعال و پویا ، تثبیت شده است . امروزه مدیران ارزش رقابتی و استراتژیکی سیستم‌های اطلاعاتی را به خوبی تشخیص می‌دهند . در میان سرمایه های یک سازمان اعم از نیروی انسانی، و برای تماس و اطلاع رسانی از سیستم ‌های کامپیوتری استفاده می‌شود . این سیستم اطلاعاتی موجب خواهد شد که تماس‌های بین مقامات بالا و پایین سازمان و کارایی بیشتری صورت گیرد . برای مثال ، رئیس شرکت معروف میکرو سافت ، از طریق سیستم پست الکترونیکی شرکت ، به صورت منظم با کارکنان در تماس است او هر روز به تعداد زیادی از پیام ها پاسخ می‌دهد . در شرکت زیراکس هر ماه از ۴۰ هزار مشتری نظر خواهی می‌شود ، این داده ها جمع‌ آوری و خلاصه می‌شوند و نتیجه به مقامات بالای سازمان داده می شود .

۲-۹- تکنولوژی پیشرفته اطلاعاتی

سازمان‌ها عصر کامپیوتر را به سرعت پشت سر می‌گذارند و وارد عصر اطلاعات می‌شوند ، یعنی عصری که انقلاب ریز پرداز ها را به همراه دارد یک ریزپردازنده شامل یک ذره نیمه هادی است که می‌تواند در چشم به هم زدن ده ها هزار عملیات حسابداری انجام دهد ، که تمام آن ها در فضایی کمتر از یک ناخن دست جای می‌گیرد . این انقلاب توانست موجب پیدایش سیستم مکانیزه منسجم گردد .

ریز پردازنده ها این امکان را به وجود آورده اند که کامپیوتری‌های بسیار بزرگ که دارای سیستم متمرکز هستند به صورت کامپیوتر‌های شخصی در آیند که در نقاط مختلف و فاصله های دور از هم ( در سازمان ) پراکنده اند ، و هریک از آن ها توان بسیار محاسباتی بر خوردار است گذشته از این ، یک کامپیوتر که در یک نقطه دور افتاده قرار گرفته است به یک شبکه سراسری کامپیوتر متصل می‌شود که به صورت فزاینده ای قدرت ارتباط مدیریت سازمان با جاهای دیگر را بالا می‌برد . افزایش توان گروه مدیران باعث شده است که ریز پرداز ها بتوانند در تکنولوژی اداری سازمان نقش بزرگ تری ایفا نمایند . در واقع نقشی که این ریز پرداز ها در سیستم مدیریت دارنده به اندازه نقشی است که سیستم مکانیزه منسجم در صحنه تولید دارد ( دفت ، ۱۳۷۷ : ۲۴۷ – ۲۴۶).

سیستم اطلاعاتی مدیران اجرایی، سیستم تصمیم گیری گروهی و سیستم پیام دهنده الکترونیکی از مهم ترین ویژگی‌های پیشرفته اطلاعاتی هستند . سیستم اطلاعات مدیران اجرایی^[۳]۱ عبارت است از کاربرد تکنولوژی کامپیوتری برای تامین نیازهای اطلاعاتی مدیران اجرایی سازمان . برای مثال ، مدیر عامل یکی از شرکت‌های معروف آمریکا توانست برای مقایسه عملکرد نیرو‌های کاری مستقر در آمریکا و سایر واحد‌های شرکت که در اروپا یا نقاط دیگر دنیا مستقر بودند از کامپیوتر شخصی خود استفاده کند . بر روی صفحه کامپیوتر این مقام ارشد سازمانی جدول هایی به رنگ‌های مختلف پدیدار می‌گشت که میزان باز دهی مناطق یا واحد‌های مختلف ، در نقاط مختلف دنیا را نشان می‌داد . او با بهره گرفتن از این داده ها به مسئله پی برد که فروشندگان واحد‌های خارج از آمریکا ( در مقایسه با فروشندگان امریکایی ) وقت بیشتری صرف مراجعه و باز دید از فروشگاه‌های کوچک می‌کردند ، که در نتیجه او توانست با اقدام مقتضی و تصمیم به موقع این مسئله را حل کند ، و هزینه نوع خدماتی را که به فروشگاه‌های کوچک داده می‌شد پایین آورد . سیستم اطلاعاتی مدیران اجرایی این ظرفیت را دارد که بتوان آن را برای تصمیمات برنامه ریزی نشده ( مثل تعیین استراتژی شرکت و نوع واکنشی که باید در برابر شرکت‌های رقیب نشان داد ) به کاربرد .